Wo neue Software-Tools wie Pilze aus dem Boden spriessen

Autorin: Yvonne Angenbauer

Die Tool-Landschaften der Unternehmen wachsen und verändern sich stetig. So steht den Mitarbeitern nicht selten ein bunter Strauss von Programmen für ein und dieselbe Aufgabe zur Auswahl.

Beispielsweise kommen zum Protokollschreiben allein innerhalb der Microsoft-Umgebung schon einige Anwendungen in Frage: OneNote, Outlook, Word, PowerPoint oder Excel (in Form von Task-Listen). Ähnlich sieht es für Aufgaben rund um die Kollaboration aus: Angenommen, Sie möchten eine Datei mit einem Kollegen teilen. Sie könnten eine Mail mit Anhang verschicken (Achtung: Redundante Daten und volle Postfächer!); oder Sie legen die Dateien aufs Netzlaufwerk; und dann waren da ja noch die Cloud-Speicher-Lösungen OneDrive for Business und SharePoint. Auch wenn es nicht so scheint, jede der Optionen kann in einem bestimmten Szenario die beste Lösung sein.

Bei der Auswahl des richtigen Tools spielen zahlreiche Entscheidungskriterien eine Rolle. Werden neue Tools im Unternehmen eingeführt, ist es darum umso wichtiger, den Mitarbeitern einen Wegweiser mit klaren Empfehlungen an die Hand zu geben. Das bringt Sicherheit. Denn so weiß der Einzelne nicht nur in welchem Anwendungsszenario welches Tool den größten Vorteil bringt, sondern auch, dass sein Vorgehen der offiziellen Empfehlung entspricht.

Wer sich zum Thema Microsoft Office Tools umschaut, wird bereits einige hübsch aufbereitete Gegenüberstellungen finden. Leider decken diese lediglich die Office 365 Anwendungen von Microsoft ab. Ungeklärt bleibt dabei, wo sich die anderen im Unternehmen eingesetzten Programme eingliedern? Warum also nicht eine firmenspezifische Tool-Matrix entwerfen und diese mit den Mitarbeitern teilen!?

Auf dem Weg zur firmenspezifischen Tool-Matrix

Wie lassen sie die verfügbaren Tools sinnvoll gegenüberstellen? Folgt man der Devise „Form follows function“, steht als Ausgangspunkt zur Anordnung innerhalb der Matrix die zu lösende Aufgabe: Was möchte der Mitarbeiter tun? Dokumente teilen.

Anschließend gilt es zu erfassen, welche Tools sich dafür prinzipiell eignen oder von welchen ausdrücklich abgeraten wird: Welche Tools könnte der Mitarbeiter dafür einsetzen? Outlook, OneDrive for Business, SharePoint, etc.

Und zuletzt gilt es alle Dimensionen zu erkennen, anhand derer die Anwendungen sinnvollerweise verglichen werden: Welche Faktoren sollte der Mitarbeiter bei der Tool-Auswahl berücksichtigen? Reichweite der Kommunikation: persönlich vs. unternehmensweit; Speicherung der Daten: temporär vs. dauerhaft, etc.; Echtzeit-Kollaboration: synchrones Arbeiten vs. asynchrones Arbeiten.

Entscheidend ist beim Entwurf einer Tool-Matrix, die firmenspezifischen Szenarien mit den verfügbaren Anwendungen in einen klaren Kontext zu bringen. Da der Auswahlprozess des geeigneten Tools höchst individuell und durchaus komplex ist, besteht die hohe Kunst darin, zu vereinfachen ohne ins Oberflächliche abzudriften – denn wo Mitarbeiter mehr Ausnahmen finden und sich für ein anderes Tool entscheiden als empfohlen, dort muss dringend nachjustiert werden.

Kurz erklärt: Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint ist eine Webanwendung für die Zusammenarbeit im Unternehmen. SharePoint lässt sich als Content-Management-System einsetzen, in dem die Mitarbeiter Arbeitsdokumente und Informationen aufbewahren, verschlagworten und austauschen können. Außerdem ermöglicht SharePoint seinen Nutzern Team-Webseiten, Diskussionsgruppen oder Blogs (ohne Programmierkenntnisse) anzulegen. Mit SharePoint und Office 365 lassen sich immer mehr Apps direkt integrieren, z.B. automatische Yammer-Posts für neue Blog-Einträge, einbinden existierender SharePoint-Bibliotheken in der Teams App, uvm.