Neue Tools – neue Herausforderungen

Autorin: Yvonne Angenbauer

Die Vision vom digitalen Arbeitsplatz, Digital Workplace oder auch Next Generation Workplace ist mehr als die Bereitstellung der Software-Tools, mit denen sich die Aufgaben des Arbeitsalltags erledigen lassen.

In der Digitalisierung sehen Unternehmen vielmehr eine Chance, die standortübergreifende Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zwischen den Mitarbeitern zu fördern.

Microsoft bietet für den digitalen Arbeitsplatz beispielsweise das Office 365 Collaboration-Paket an, mit Anwendungen wie SharePoint, OneDrive, Teams, Yammer und/oder Skype for Business. Doch mit den Tools für bessere Zusammenarbeit kommt auch eine besondere Herausforderung auf die Unternehmen und Mitarbeiter zu: Um die Potenziale der Tools auszuschöpfen, müssen die Mitarbeiter mehr lernen, als die reine Bedienung der Software; sie benötigen Anregungen und Richtlinien, um zu verstehen, wie und für welche Zwecke sich die neuen Werkzeuge optimal nutzen lassen.

Change kann nur im richtigen umfeld stattfinden

Zwar bieten die Tools für den digitalen Arbeitsplatz das Potenzial effizienterer und komfortablerer Arbeitsweisen, dieses kann jedoch nur dann voll ausgeschöpft werden, wenn alle Mitarbeiter dieselbe Richtung einschlagen. Führungskräfte spielen dabei eine zentrale Rolle. Sie müssen als Vorbilder voranschreiten. Denn verschicken sie beispielsweise weiterhin E-Mail-Anhänge, statt die entsprechenden Dateien über das neue Dokumenten-Management-System zu teilen, sinkt auch die Wahrscheinlichkeit, dass ihre Mitarbeiter von den altbewährten Arbeitsweisen abweichen.

Checkliste Use Case Enabling

Für einen erfolgreichen Change muss die neue Software aber nicht nur reibungslos funktionieren, die Mitarbeiter müssen wissen, was sie erwartet und was von ihnen erwartet wird. Gerade weil die Implementierung der neuen Tools, die Kommunikation des Change und die Entwicklung entsprechender Trainingsangebote so eng miteinander verknüpft sind, müssen sie perfekt aufeinander abgestimmt werden.

Anwendungsfälle schaffen Orientierung

Vernetzung ist ein zentrales Element des digitalen Arbeitsplatzes. Während die Software den Mitarbeitern einen besseren Informationsaustausch ermöglichen soll, sind aber auch die digitalen Tools immer enger miteinander vernetzt.

Auf dem Weg zu einer einfacheren Zusammenarbeit scheint es, als würden die Möglichkeiten immer vielfältiger, immer komplexer. Umso wichtiger ist es darum, den Mitarbeitern konkret aufzuzeigen, in welchen Situationen welche Tools einen Vorteil bieten und welche Lösungswege innerhalb der Tools am effizientesten sind. Hierzu eignen sich besonders spezielle Tool-Landkarten und individuell ausgearbeitete Anwendungsfälle aus dem realen Arbeitsalltag, z.B. das Organisieren einer Besprechung inklusive Terminfindung und Raumbuchung oder die virtuelle Zusammenarbeit in Projekten.

Kurz erklärt: Use Cases

Anders als das klassische Software-Handbuch beschreibt ein Use Case nicht bloß wie die Anwendung funktioniert, sondern vielmehr wie einzelne Zielgruppen sie für konkrete Arbeitsszenarien einsetzen können. Ein Use Case muss also keineswegs alle Funktionen abdecken. Stattdessen definiert er eine Abfolge von Aufgaben, die mittels ausgewählter Features sukzessive abgearbeitet werden können. Zusätzlich können Hintergrundinformationen und Nutzwerte beschrieben werden, um ein tieferes Verständnis für den Sachverhalt zu schaffen. Anspruchsvolle Use Cases erstrecken sich oft über mehrere Anwendungen und zeigen so auch mögliche Zusammenhänge auf.

Vorwissen

Das Vorwissen, das die Mitarbeiter zur Lösung dieser Arbeitsaufgaben mitbringen, hilft ihnen dabei zu verstehen, welche Vorteile und Nutzen durch eine Änderung der bisherigen Arbeitsweise entstehen. Gerade diese Art der Einsicht kann über die Akzeptanz der Mitarbeiter entscheiden.