Warum Mitarbeiter gutes Change Management brauchen #digitalarbeiten

Autor: Timo Mornhinweg

Gesichter einer Frau

Warum die Etablierung des Digitalen Arbeitsplatzes ein Change Management benötigt und was wir für die Mitarbeiter tun müssen. Beitrag zur IOM Summit Blogparade 2019 #digitalarbeiten

Vor einigen Jahren habe ich in vielen Kundensituationen festgestellt, dass sehr häufig die (neuen) Anwendungen des Digitalen Arbeitsplatzes im Vordergrund standen und es nur Ansätze von Change Managements gab, sinngemäß: „Ja, wir machen Change und ja, alles dreht sich um den Benutzer, aber und lasst uns erst einmal mit einem Tool-Training starten, den Rest bekommen unsere Kollegen schon hin.“ Pustekuchen …

Was ist eigentlich ein Digitaler Arbeitsplatz?

Definitionen und Definitionsversuche kursieren en masse – meine Definition findet ihr hier:
„Mein Digital Workplace ist meine zentrale digitale Arbeitsplattform, über welche ich alle für meine Arbeit relevanten Informationen, Tools, Services und Collaboration-Werkzeuge, die einen zeit-, orts- und device-unabhängigen Austausch mit meinen internen und externen Kollegen und Partnern ermöglichen, finde.“

Wenn wir uns das einmal den teils eingestaubten Arbeitsweisen gegenüberstellen, merken wir schon, dass da Welten aufeinandertreffen. Wenn wir das neue Arbeiten – sehr häufig fällt in diesem Zusammenhang auch der Schlagbegriff New Work – leben wollen, bedeutet das eine Veränderung. Und mit nur einem klassischem Projektmanagement-Ansatz wird das vermutlich auch schwierig. Change Management ist immer dann anwendbar, wenn eine geschäftliche Veränderung die Arbeit und Arbeitsweisen der Mitarbeiter direkt beeinflusst. Und wenn Arbeitsweisen verändert werden, ist die Arbeit der Mitarbeiter direkt betroffen. Neben dem Projektmanagement bedarf es auch eines Change Management-Parts, beide sollten auch Hand in Hand gehen – und das Mischungsverhältnis muss je nach Change (in den Unternehmen die Mitarbeiter betreffend) individuell angepasst sein.

Aber was ist denn eigentlich Change Management und warum tun wir das?

Viel wird über Change Management gesprochen, aber was ist das eigentlich? Letzten Endes geht es darum unter der Anwendung von strukturierten Prozessen, Vorgehensweisen und Methoden ein definiertes Ziel zu erreichen. Change im Unternehmen klappt aber nicht, wenn die Geschäftsleitung einfach vorgibt „Wir ändern uns jetzt“ oder „Ab jetzt drehen wir uns um 180 Grad“. Für eine nachhaltige Veränderung braucht es jedes Individuum, sprich jeden Mitarbeiter. Um es einfach zu machen: Wir wollen von einem IST-Zustand in einen SOLL-Zustand und um vom IST zum SOLL zu gelangen benötigen wir (Unternehmen, Abteilungen, jeder Einzelne) Unterstützung durch gutes Change Management.

Change Management

Nach Prosci Inc. (https://www.prosci.com/) verwenden wir aus folgenden Gründen Change Management:

  • „Wir verändern etwas wegen eines klaren Grundes“: Da könnten z.B. die Unternehmensziele stehen, von welchen der Digitale Arbeitsplatz und seine Ziele abgeleitet wurde
  • „Organisatorische Veränderung erfordert persönliche Veränderung“: Selbstredend – Wenn die Mitarbeiter sich nicht verändern, wie soll sich dann das Unternehmen ändern?
  • „Organisatorische Ergebnisse sind die Summe von persönlichen Veränderungen“: Unternehmen können sich nicht ohne die Mitarbeiter (ver)ändern.
  • „Change Management ist der unterstützende Rahmen, um die personenbezogene Seite der Veränderung zu managen“
  • „Wir wenden Change Management an, um den gewünschten Nutzen und Geschäftsziele zu erreichen“: Die Einführung und/oder die Etablierung des Digitalen Arbeitsplatzes ist kein/nicht nur ein Projekt, sondern immer ein Veränderungsprozess.

Wie sieht die Veränderung aus Sicht des Mitarbeiters aus?

Der Mensch, das Gewohnheitstier, muss für eine bevorstehende (persönliche) Veränderung immer zuerst abgeholt und sensibilisiert werden – so ist das auch in unserem Kontext. Jeder Einzelne muss zuallererst verstehen, weshalb diese Veränderung ansteht („Ich verstehe, warum …“). Idealerweise werden die Mitarbeiter sich dann auch für eine Unterstützung entscheiden („Ich habe entschieden, dass …“) und wir können mit dem grundlegenden Wissensaufbau starten, damit die Mitarbeiter das neue Wissen bekommen („Ich weiss, wie …“).

Theoretisches Wissen allein reicht allerdings nicht, sondern ich benötige praktische Erfahrung, um etwas wirklich zu können – wir sind ja auch nicht nach Durchlesen der Fußballregeln automatisch ein zweiter CR7 („Ich bin fähig dazu …“). Und dann darf das ganze nicht als Eintagsfliege verpuffen und wir holen dann doch wieder unsere alten Excel-Listen aus den Schubladen, sondern wir müssen die neuen Arbeitsweisen und Werkzeuge in unserem Arbeitsalltag verankern („Ich werde weitermachen …“).

Auch hier liefert Prosci Inc. (https://www.prosci.com/adkar/adkar-model) ein schönes und vor allem einfach anwendbares Modell: „ADAKR ist ein effektives Werkzeug, um die Veränderung auf der persönlichen Ebene zu managen und die Aktivitäten auf der organisatorischen Ebene zu steuern.“

Awareness (Bewusstsein)„Ich verstehe, warum …“
Desire (Wunsch)„Ich habe entschieden, dass …“
Knowledge (Wissen)„Ich weiss, wie …“
Ability (Können)„Ich bin fähig dazu …“
Reinforcement (Verankerung)„Ich werde weitermachen …“

Hinzu kommt noch, dass der Mensch nicht nur ein Gewohnheitstier, sondern auch von Mensch zu Mensch unterschiedlich ist: Deshalb müssen wir uns bewusst sein, dass nicht jeder sich in der gleichen Geschwindigkeit verändert.

Und wie sieht das nun aus Change-Team-Sicht aus?

Auch hier bietet Prosci Inc. ein einfach anzuwendendes 3-Phasen-Modell (vgl. https://www.prosci.com/adkar/change-management-methodology-overview).

In der ersten Phase treffen wir die Vorbereitung für die anstehende Veränderung – man könnte auch von Setup sprechen. Hier definieren wir unsere Change Management Strategie, bereiten das Change Management Team vor und Entwickeln das Sponsorship Modell – ohne (Primary) Sponsor scheitert unser ganzes Vorhaben.

In der zweiten Phase geht es dann um den eigentlichen Change und wir managen diesen, in dem wir unsere Change Management Pläne – Prosci arbeitet hier mit insgesamt 5 Plänen zu Kommunikationsplan, Sponsor Roadmap, Coaching Plan, Resistance Management, Training - entwickeln, ergreifen Maßnahmen und implementieren diese Pläne.

Und in der dritten Phase geht es darum die Veränderung im Unternehmen zu verankern, in dem wir Feedbacks einsammeln und analysieren, Lücken identifizieren und Widerstand managen, Korrekturmaßnahmen ergreifen und Erfolge feiern.

Takeaways

Bei allem Projektaufgabe und Projektgeschäft dürfen wir das Change Management nicht vergessen. Wir dürfen bei aller strategischen Ausrichtung nicht die Mitarbeiter vergessen und benötigen ein ganzheitliches Adoption-Konzept über alle ADKAR-Momente hinweg.